Comment créer une mise en attente d’appels
Il est facile de créer une file d’attente d’appels. L’administrateur de Ooma Office n’a qu’à se rendre sur l’écran des paramètres et naviguer jusqu’à l’onglet Extensions. À partir de là, les administrateurs doivent cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner Mises en attente d’appels. Ils peuvent ensuite définir un code PIN spécifique pour les messages vocaux de cette file d’attente. Vous pourrez alors ajouter des membres de votre entreprise à la file d’attente et personnaliser la façon dont celle-ci traite les appels. Cela comprend les messages d’accueil initiaux, la musique personnalisée, le mode de sonnerie, la durée de la sonnerie et ce qui se passe si personne ne répond.
Quelle est la différence entre une mise en attente d’appels et un groupe d’appels?
Contrairement aux groupes d’appels, les files d’attente d’appels sont conçues pour un volume élevé d’appels. La mise en file d’attente des appels permet à votre entreprise de ne manquer aucun appel en mettant les appelants en attente, puis en les envoyant automatiquement au prochain agent disponible. Les groupes d’appels, quant à eux, ne peuvent traiter qu’un seul appel à la fois.
Combien de types de rapports existe-t-il?
Il existe trois types de rapports pour la mise en attente des appels. La page d’état vous permet de savoir ce qui se passe au moment présent : combien d’appels se trouvent dans votre file d’attente et depuis combien de temps ils attendent. Cela peut vous aider à gérer la file d’attente des appels en temps réel, en indiquant à vos employés d’accélérer le rythme de leurs conversations pour aider le client suivant.
Les rapports sur les files d’attente et les membres vous permettent de consulter les données relatives à votre mise en attente et à vos employés. Vous pourrez consulter des données historiques sur vos performances, comme le nombre d’appels, le nombre d’abandons, etc. Ainsi, vous serez en mesure de plonger plus profondément et d’analyser l’état de votre service clientèle.
Modification d’une file d’attente d’appels avec des paramètres avancés
Vous pouvez également modifier les mises en attente d’appels. Dans l’onglet Avancé, vous pouvez choisir un nombre maximal d’appelants dans votre file d’attente, le temps d’attente maximal de l’appelant et même le délai de clôture. Le délai de clôture donne à vos employés l’occasion de terminer toute note ou tâche liée à l’appel qu’ils viennent de terminer avant de recevoir le prochain appel.
Quels sont les limites maximales de la mise en attente des appels?
Vous pouvez avoir un maximum de 10 employés par file d’attente, avec un temps d’attente maximum des appelants de 15 minutes. Vous pouvez avoir jusqu’à 30 appelants par file d’attente. Le temps de récupération de l’agent peut aller jusqu’à 5 minutes, tandis que les sonneries sont interrompues après 30 secondes.
Qu’en est-il de la musique par défaut?
Ooma fournit trois ensembles de musique d’attente avec des annonces. Vous pouvez également utiliser la sélection musicale actuelle de notre fonction de musique d’attente et de transfert.
Quels formats peuvent être utilisés pour l’accueil initial?
Vous pouvez soit utiliser la synthèse vocale pour créer le message d’accueil, soit télécharger votre propre fichier audio, si vous préférez. Vous pouvez télécharger des fichiers MP3 ou WAV jusqu’à 10 mégaoctets.
Que se passe-t-il si personne ne répond à un appel?
Vous pouvez envoyer un appel vers la messagerie vocale après un certain temps, en demandant au client de laisser un message et ses coordonnées afin que vous puissiez le rappeler lorsque l’affluence sera moindre. Vous pouvez également envoyer un appel vers une autre file d’attente, un autre poste ou même la messagerie vocale d’un utilisateur.
Quelle boîte vocale est utilisée pour la mise en file d’attente des appels?
La mise en attente d’appels utilise une boîte vocale dédiée, et c’est l’une des principales différences entre un groupe d’appels et une mise en attente d’appels. Les groupes d’appels envoient les appels vers la messagerie vocale d’une personne, tandis que les mises en attente d’appels envoient les messages vocaux vers une boîte vocale dédiée. Les alertes de messagerie vocale seront envoyées à l’administrateur du compte par le biais d’une notification par courriel. Les utilisateurs peuvent mettre à jour cette notification en contactant le service clientèle.
Pouvez-vous dire à un client combien de temps il devra attendre?
Actuellement, la mise en attente des appels dans Ooma Office Pro Plus n’indique pas aux clients la durée de l’attente ni leur position dans la file d’attente.
Existe-t-il une fonction de rappel?
Non, la mise en attente est un simple centre d’appels entrants. Les appelants n’auront pas le choix d’être automatiquement rappelés, plutôt que d’attendre dans la file d’attente.
