Les systèmes téléphoniques VoIP pour petites entreprises
vous aident à faire une grande impression.

1. Qu’est-ce qu’un système téléphonique IP d’entreprise?

Les téléphones vois sur IP « Voice over Internet Protocol (VoIP) » utilisent l’internet pour passer et recevoir des appels téléphoniques. Une petite unité de base permet de connecter votre téléphone à l’internet.

Une fois que votre système est connecté, vous pouvez passer et recevoir des appels VoIP. À l’aide d’une page Web et d’une connexion, vous pouvez personnaliser les fonctionnalités, comme la création d’un message de bienvenue pour la réceptionniste virtuelle ou l’ajout de nouveaux utilisateurs.

Les téléphones VoIP par rapport aux téléphones fixes traditionnels.

La différence la plus importante entre la VoIP et les téléphones fixes réside dans la technologie.

Les téléphones fixes – qui n’ont pas beaucoup changé depuis le début du vingtième siècle – nécessitent une infrastructure de câblage et de matériel d’échange. Par rapport aux normes actuelles, la technologie du téléphone fixe est limitée, permettant aux utilisateurs d’effectuer et de recevoir des appels vocaux uniquement.

La technologie VoIP, quant à elle, a changé la façon dont les entreprises communiquent. Si les capacités IP existent depuis plusieurs décennies, les services VoIP pour les entreprises ont progressé ces dernières années, grâce à l’innovation dans le domaine de la téléphonie et à l’accélération des débits Internet.

Contrairement aux téléphones fixes qui nécessitent des ajouts de fonctionnalités téléphoniques (moyennant un coût supplémentaire), les systèmes modernes de VoIP pour entreprises sont dotés d’un éventail de fonctions de communication populaires déjà intégrées.

2. Comment fonctionnent les systèmes VoIP?

Les téléphones VoIP (également appelés téléphones Internet et téléphones IP) fonctionnent en transformant votre voix en données (également appelées paquets de données). Vos données vocales numériques sont ensuite transmises sur l’internet (comme pour l’envoi d’un courriel).

Si vous avez utilisé des fournisseurs comme Ooma, Skype ou Zoom pour des appels téléphoniques professionnels, vous avez utilisé la VoIP!

Les appels VoIP sont effectués sur votre téléphone (connecté à l’internet par un câble réseau) ou sur votre ordinateur à l’aide d’une application.

Lorsque vous passez un appel, le fournisseur de services VoIP achemine les paquets de données vocales entre vous et votre interlocuteur, en une fraction de seconde.

Les bases de la VoIP pour les entreprises pour vous aider à démarrer.

Tout professionnel de l’informatique ou de l’industrie technologique vous dira que le jargon technique (et les acronymes!) fait partie intégrante du monde de la technologie. La VoIP a sa part de termes techniques, alors réduisons-les à quelques termes essentiels.

Ce que vous devez savoir sur l’autocommutateur privé (PBX) VoIP.

Commençons par le PBX. PBX signifie Private Branch Exchange (autocommutateur privé). Comme son nom l’indique, il s’agit du réseau téléphonique privé d’une entreprise.

PBX VoIP, également connu sous le nom de PBX hébergé, est un réseau téléphonique en nuage. Plutôt que d’avoir un PBX sur place, un fournisseur de services VoIP pour entreprises gère le PBX dans le nuage. Les entreprises paient ensuite une redevance mensuelle pour utiliser le service.

Ethernet vs. Wi-Fi

Il est utile de comprendre ces termes, car ils jouent tous deux un rôle important dans la VoIP d’entreprise.

Ethernet est le système d’acheminement de l’internet au sein d’un réseau local (LAN), c’est-à-dire le réseau d’ordinateurs et de périphériques dans un espace, tel que votre bureau. Vous connecterez vos unités téléphoniques IP à Internet à l’aide d’un câble Ethernet.

Le Wi-Fi est une technologie à ondes radio qui permet de connecter des appareils à l’internet sans avoir besoin de câbles. Lors de la mise en place du système VoIP de votre petite entreprise, vous utiliserez un signal Wi-Fi pour connecter vos téléphones analogiques et numériques.

3. Comment les systèmes téléphoniques VoIP transforment la communication d’entreprise.

Au cours des dernières décennies, la technologie des téléphones intelligents a changé la façon dont nous interagissons les uns avec les autres et obtenons des informations.

Selon les données du Center for Disease Control (CDC) (qui suivent le rapport L’utilisation du téléphone aux États-Unis dans le cadre d’un examen de santé semestriel), l’utilisation des lignes fixes par les ménages continue de baisser. Actuellement, les foyers disposant d’un téléphone fixe ne dépassent pas les 40 %.

Ce que cela signifie pour la VoIP d’entreprise.

En raison de la commodité et de l’accessibilité des appels par internet et de l’utilisation des téléphones mobiles, il est logique que les entreprises passent des appels par ligne fixe aux téléphones VoIP.

À mesure que votre entreprise se développe, il est essentiel de disposer d’un système téléphonique qui réponde aux attentes technologiques des clients. Cela influencera leur perception de votre marque.

En outre, votre téléphone VoIP pour petites entreprises est doté de fonctionnalités puissantes qui aideront votre petite entreprise à faire une forte impression. Les principales fonctionnalités sont les suivantes :

Réceptionniste virtuelle

Votre réceptionniste virtuel VoIP est la porte d’entrée de votre petite entreprise et vous permet de :

Montrer aux clients que leurs appels comptent.
Lorsque votre réceptionniste dédié ne peut pas prendre un appel, vous pouvez programmer votre réceptionniste virtuel VoIP pour qu’il prenne le relais.

Au lieu d’entendre un signal d’occupation ou d’être mis en attente (par votre réceptionniste humain occupé), les appelants écouteront un message et choisiront une option pour savoir comment procéder.

Créez une expérience positive de renvoi d’appel.
Lorsqu’un client appelle votre entreprise et tombe sur un enregistrement, les options immédiates qu’il entend sont essentielles pour créer une bonne impression et maintenir son engagement envers votre entreprise.

Personnalisez votre réceptionniste virtuelle.

Qu’un appelant souhaite laisser un message à un contact spécifique ou parler à quelqu’un du service commercial, vous pouvez programmer votre réceptionniste virtuel pour qu’il le fasse :

Accueillez les appelants avec un message personnalisé.
Votre message personnalisé fera savoir aux appelants qu’ils sont au bon endroit et les guidera sur ce qu’ils peuvent faire ensuite :

« Bienvenue chez Best Biz Solutions. Si vous connaissez l’extension de votre correspondant, veuillez la composer à tout moment. Pour parler à l’un de nos associés de vente, veuillez appuyer sur la touche 1. Pour parler à un opérateur, veuillez appuyer sur zéro. »

Fournir aux appelants l’itinéraire de transfert le plus efficace possible.
Chaque seconde compte entre le moment où l’appelant entend votre message d’accueil initial et la dernière action qu’il effectue avant de mettre fin à l’appel. Vous pouvez personnaliser vos fonctions de renvoi pour amener les appelants là où ils doivent être dans les plus brefs délais.

En fin de compte, leur expérience d’appel et le sentiment d’« être pris en charge » se reflètent directement sur votre entreprise.

Ajout de groupes de sonneries.

Veillez à ce que chaque appelant ait une expérience positive avec votre système d’appel automatisé.

En utilisant votre page d’administration Web, vous pouvez programmer les groupes de sonneries de la réceptionniste virtuel pour :

Sonnerie simultanée
La sonnerie simultanée fonctionne bien dans les services où les membres du personnel sont également responsables de la prise d’appels. Lorsqu’un appelant doit parler à un représentant commercial, tous les téléphones du service commercial sonnent.

Sonnerie séquentielle
Lorsque quelqu’un appelle et que la personne la plus qualifiée n’est pas disponible, le téléphone de la personne éligible suivante sonnera. La fonctionnalité de sonnerie séquentielle est idéale pour le chef de bureau qui ne peut pas être dérangé pendant une réunion. Elle peut diriger les appels entrants vers son assistant jusqu’à ce qu’elle soit libre.

CONSEIL DE PRO

Une fois que vous avez mis en place votre réceptionniste virtuelle, testez-la! Mettez-vous à la place de votre interlocuteur et appelez votre entreprise depuis un numéro externe. Appelez plusieurs fois pour vérifier toutes les options. Votre message est-il professionnel et invitant? Les options sont-elles faciles à naviguer? Êtes-vous satisfait de l’expérience globale?

Mobilité VoIP

De nos jours, la communication en déplacement est essentielle à la gestion d’une entreprise. Les petites entreprises doivent relever le défi de rendre l’utilisation du bureau et du téléphone portable transparente.

Il n’est pas pratique pour les employés qui doivent utiliser un appareil personnel pour des appels professionnels d’tiliser leur numéro. Avec une application mobile VoIP pour entreprises, ils peuvent passer et recevoir des appels en utilisant un numéro professionnel dédié.

Augmentez votre productivité avec l’application mobile Ooma Office.

L’application mobile Ooma Office (pour Android et iOS) permet au personnel de travailler où qu’l soit, en utilisant son numéro de travail. Cela inclut :

• Le vendeur qui peut répondre à la question d’n client sur la disponibilité d’n article par un appel mobile rapide au magasinier.
• Le représentant sur le terrain qui peut continuer à travailler entre deux rendez-vous.
• Le chef de projet dont les téléphones mobile et de bureau sonneront simultanément, ce qui lui permettra de répondre aux appels, qu’l soit au bureau ou sur le site.

Conférence téléphonique

Si les conférences téléphoniques font partie intégrante de votre entreprise, vous comprenez la nécessité d’n téléphone de conférence offrant un son parfait.

Par exemple, si les appelants ont du mal à entendre les participants dans votre salle de conférence, la réunion sera difficile. Pour que chacun puisse bénéficier d’une qualité d’appel en personne, recherchez des fonctionnalités telles que :

• Une portée vocale de 360
• Un ensemble de microphones intégrés
• Annulation de l’Echo Suppression du bruit de fond

La plupart des téléphones de conférence IP sont dotés de fonctionnalités Bluetooth ou Ethernet. Choisissez la connexion qui vous convient le mieux et faites de chaque conférence téléphonique un succès.

Télécopieur virtuel

Le télécopieur reste une forme de communication importante pour de nombreuses entreprises. Avec les systèmes téléphoniques VoIP, vous pouvez toujours envoyer des télécopies traditionnelles depuis votre téléphone vers un télécopieur. Le télécopieur virtuel supprime le besoin d’équipement de télécopieur.

Les télécopies sont converties en fichiers PDF et gérées dans le portail de l’utilisateur final. Chaque utilisateur qui a besoin d’accéder au télécopieur virtuel aura des capacités de télécopieur via son extension téléphonique. Le responsable du compte peut consulter les journaux pour suivre toute l’activité du télécopieur virtuel.

Cela peut être utile pour localiser des documents particuliers ou vérifier l’état d’ne télécopie.

4. Comment configurer un système téléphonique IP pour votre entreprise.

En tant que propriétaire d’entreprise très occupé (ou membre du personnel chargé de mettre en place de nouveaux téléphones VoIP), vous constaterez que la mise en place d’un système VoIP pour petite entreprise ne prend que quelques instants.

Simplifiez votre matériel téléphonique de bureau.

L’une des différences que les entreprises remarquent lorsqu’elles passent à un service VoIP pour petites entreprises est la réduction des équipements sur site. Un système téléphonique professionnel traditionnel nécessite l’installation de grands appareils muraux, puis des mises à niveau et un service informatique.

En revanche, avec les systèmes VoIP, le matériel consiste généralement en une ou deux pièces compactes et enfichables.

De plus, lorsqu’il s’agit de passer vos téléphones à la VoIP, vous avez des options de dispositifs.

Vous pouvez continuer à utiliser vos téléphones de bureau analogiques ou numériques existants. Toutefois, si vous souhaitez mettre à niveau vos téléphones de bureau, vous pouvez acheter des téléphones IP.

En fonction des besoins de vos utilisateurs, vous avez peut-être besoin d’un ensemble de téléphones sans fil que le personnel peut emporter avec lui lorsqu’il travaille. Votre réceptionniste a besoin d’un appareil spécialisé pour répondre aux appels de manière impeccable et professionnelle?

Votre fournisseur de services peut vous aider à choisir des téléphones adaptés aux besoins particuliers de votre personnel.

Une fois que vous aurez reçu vos téléphones de bureau et votre kit de démarrage, vous suivrez quelques étapes simples pour vous installer. Cela inclut :

• Connecter votre station de base (un routeur de la taille d’une tablette qui trie les données et le trafic vocal pour garantir des appels clairs et fiables) à votre téléphone.
• Brancher des extensions sans fil (sur des prises de courant ordinaires) pour connecter des téléphones analogiques et numériques à l’internet.

Bénéficiez d’une assistance clientèle 24h/24 et 7j/7.

Chaque fois que vous passez à une nouvelle technologie, des questions se posent. Il est important de savoir que vous pouvez appeler votre prestataire de services et obtenir l’aide dont vous avez besoin.

Que vous ayez des questions sur la configuration initiale ou que vous ayez besoin d’éclaircissements sur la facturation, votre responsable de l’assistance :

• Vous accompagnera dans toutes les démarches que vous devez entreprendre.
• Résoudra votre problème.
• S’assurera que vous êtes satisfait de leur service.

Conservez votre numéro de téléphone actuel.

Votre numéro de téléphone est la ligne de vie de votre entreprise. Vos clients ont besoin de pouvoir vous appeler avec un minimum d’effort.

En conservant votre numéro de téléphone, la transition vers un système IP se fait sans heurts. Dès que vous aurez branché vos téléphones, vous pourrez passer et recevoir des appels. Il n’est pas nécessaire de changer les cartes de visite, le papier à lettres et les coordonnées du site Web. Il n’est pas nécessaire de s’inquiéter de voir les clients recevoir un message de fin de service.

En outre, la Commission fédérale des communications « Federal Communications Commission (FCC) » oblige les compagnies de téléphone à communiquer les numéros de téléphone aux nouveaux fournisseurs. Votre fournisseur de services VoIP se chargera de transférer votre numéro vers votre nouveau système. Parlez-leur à l’avance des délais de portage de votre numéro.

5. Quels sont les avantages des systèmes VoIP?

Une fois votre nouveau service de téléphonie professionnel mis en place, vous pouvez profiter des avantages offerts par un système téléphonique par Internet.

Faites une grande première impression.

La façon dont les clients perçoivent votre entreprise dépend souvent de leur première interaction téléphonique. Entendront-ils un message de bienvenue avec des instructions faciles à suivre lorsqu’ils appelleront, ou seront-ils immédiatement mis en attente?

Que votre entreprise compte deux employés ou deux cents, votre petite entreprise aura une image professionnelle – plus solide – avec un système VoIP.

En outre, vos clients super-connectés apprécieront que votre marque soit à la pointe de la technologie et que votre communication soit en phase avec le service rapide qu’ils attendent (nous vous recommandons de lire notre page sur les communications unifiées en tant que service).

Profitez d’une excellente qualité d’appel.

Grâce aux progrès de la technologie de la téléphonie IP et à l’augmentation des vitesses d’accès à Internet, la qualité des appels VoIP a beaucoup évolué depuis les premiers jours où les appels étaient hachés et interrompus.

Tant que vous disposez d’une connexion Internet rapide, vos téléphones vous fourniront la qualité d’appel dont vous avez besoin.

Par exemple, un studio d’enregistrement avait besoin d’un nouveau système VoIP. Compte tenu de leur domaine d’activité, une qualité d’appel exceptionnelle était essentielle. Une fois installés, ils ont rapidement découvert qu’avec une connexion internet solide, ils pouvaient organiser des conférences téléphoniques avec un son de qualité studio.

Profitez d’une réduction des frais de téléphone.

Un prix plus bas est probablement l’avantage le plus attrayant pour les entreprises qui souhaitent passer à un système VoIP.

Si vous utilisez un système téléphonique fixe pour votre entreprise, vous comprenez (grâce à votre facture de téléphone) l’importance de cette dépense : les frais d’installation (si vous ouvrez un nouveau bureau), les coûts mensuels et les dépenses par ligne s’additionnent rapidement.

De plus, si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités telles qu’un interphone ou la mise en file d’attente des appels, vous devrez faire appel à un professionnel de l’informatique pour mettre à niveau et entretenir votre système.

Par exemple, une petite entreprise de vente au détail ayant des bureaux dans tous les États-Unis a commencé avec des lignes fixes. Avec chaque magasin ouvert, ils ont engagé une société pour installer les nouvelles unités téléphoniques. Bien qu’ils n’aient eu aucun problème avec leurs téléphones fixes, les coûts initiaux, les dépenses mensuelles et la maintenance étaient coûteux.

Au moment où ils ont ouvert leur douzième magasin, ils ont décidé de passer aux téléphones VoIP. Ils ont pu réduire leurs dépenses téléphoniques, ajouter de nouvelles lignes sans le coût des mises à niveau matérielles sur site, et bénéficier d’une facture mensuelle plus basse et prévisible.

Améliorez la productivité grâce à l’analyse des informations sur les appelants.

La collecte et l’analyse des données de votre entreprise est une fonction essentielle pour le suivi et l’amélioration de votre activité (en savoir plus sur les éléments essentiels de la VoIP).

Les journaux d’appels VoIP de votre petite entreprise peuvent fournir des informations utiles sur la communication pour vous aider :

Améliorer l’expérience des clients : Combien de temps les clients ont-ils attendu avant d’atteindre la bonne personne? Combien d’étapes ont-ils dû franchir? Ont-ils mis fin à l’appel avant de parler à quelqu’un?

Fournir des informations précieuses au personnel : Les employés devaient-ils transférer les appels des clients à une personne plus qualifiée ou à un autre service? La durée et la fréquence des appels indiquent-elles la satisfaction globale des clients?

Connectez-vous avec vos équipes à distance.

Le plus souvent, dans les entreprises, les employés sont dispersés. Vous avez peut-être des bureaux dans d’autres villes ou pays, du personnel qui voyage fréquemment ou des travailleurs à distance que vous ne voyez jamais en personne.

Votre système VoIP vous fournira les outils dont vous avez besoin pour communiquer avec votre personnel sans effort, où qu’il se trouve.

• Communiquez à votre façon : Que vous aimiez organiser des appels d’équipe ou envoyer des SMS rapides, votre service de téléphonie VoIP vous offrira la flexibilité dont vous avez besoin pour rester en contact.
• Réunissez tout le monde en un seul endroit : Faire de la collaboration à distance un élément normal de la conduite des affaires. Vous pouvez organiser des conférences téléphoniques en un clin d’œil. Les appelants se voient attribuer un numéro et peuvent téléphoner via un ordinateur ou un appareil mobile.
• Faites avancer chaque projet : Lorsque la communication est efficace et pratique, il est plus facile de maintenir votre projet sur la bonne voie. Si un chef d’équipe peut répondre à une question par un SMS ou si un représentant sur le terrain peut fournir une mise à jour depuis la route, le flux d’informations permet à tout le monde de respecter le calendrier.

6. Concevoir un système téléphonique VoIP pour votre entreprise.

Votre entreprise est unique et nécessite un système téléphonique facile à commander, à configurer et à déployer.

Vous avez peut-être besoin d’un téléphone de bureau IP pour votre réceptionniste ou d’un fournisseur de VoIP pour chaque nouveau franchisé. Avec Ooma, votre système VoIP sera opérationnel en quelques étapes simples (aucune compétence technique n’est nécessaire!).

Nos petites entreprises clientes apprécient la réduction de leurs frais de téléphone et l’augmentation de leurs possibilités de communication. Comme eux, vous pouvez profiter d’un système VoIP avec :

• Un tarif mensuel fixe et pas de frais cachés.
• Pas de contrat, jamais.
• Appels illimités aux États-Unis, au Canada, au Mexique et à Porto Rico.
• La possibilité d’ajouter de nouveaux téléphones à mesure que votre entreprise se développe.
• Assistance 24/7