Des services de téléphonie pour les petites entreprises afin de vous aider à travailler plus efficacement.

1.
Cinq signes que vous avez besoin d’un système téléphonique moderne pour votre entreprise.

Si vous envisagez de mettre à niveau vos services de téléphonie professionnels et que vous vous demandez quand le faire, voici quelques signes révélateurs qui vous aideront à prendre votre décision.

Vous disposez d’un système téléphonique VoIP « original ».

Vous avez peut-être un téléphone VoIP avec un serveur sur place. Lorsque vous avez installé le système il y a un an, il s’agissait probablement d’un service de téléphonie de « nouvelle génération », dont la mise en place et la maintenance nécessitaient l’intervention d’un professionnel de l’informatique.

Puis sont apparus les systèmes téléphoniques d’entreprise basés sur le cloud, qui ont apporté de nouvelles fonctionnalités, une productivité accrue et des économies à des millions de petites et moyennes entreprises.

Et, supposons que vous deviez compter sur l’informatique pour gérer vos téléphones. Les fournisseurs de services de téléphonie pour entreprises peuvent simplifier tous les aspects de la mise en œuvre et de la maintenance de vos lignes téléphoniques : de la facturation simple à l’installation prête à l’emploi de téléphones IP préconfigurés, en passant par l’ajout de lignes supplémentaires via le portail Web.

Aujourd’hui, vous voulez que votre personnel soit prêt à travailler à domicile.

Ces derniers mois, de nombreuses petites entreprises ont transféré leur personnel du travail sur site au travail à domicile.

Il y a de fortes chances que le modèle du travailleur à distance perdure dans un avenir proche.

Par conséquent, vos équipes à distance (des directeurs aux représentants des vente) ont besoin d’un service de téléphonie fiable et rapide qui soit transparent, comme s’ils étaient au bureau.

Avec une configuration téléphonique agile, les travailleurs à distance peuvent emporter leur téléphone de bureau IP chez eux. Il peuvent aussi utiliser des applications mobiles et de bureau pour collaborer facilement avec les membres de l’équipe, basculant du bureau à l’ordinateur portable et au téléphone mobile. Et même lorsque vous prenez votre téléphone de bureau à la maison, il vous suffit de le brancher au routeur pour commencer à passer des appels instantanément.

Votre entreprise se développe et vous recrutez de nouveaux employés.

La croissance d’une entreprise peut être imprévisible. Un pic de ventes ou de demandes de services peut nécessiter une augmentation du nombre de téléphones de votre personnel.

Il faut rapidement les convaincre de s’équiper d’un téléphone adapté à leurs besoins professionnels.

Lorsque vous recrutez du personnel, vous avez besoin d’un service de téléphonie que vous pouvez adapter rapidement à chaque nouvelle recrue. Cela inclut l’ajout de lignes et la connaissance du coût exact. Grâce à la tarification simple et forfaitaire de certaines solutions VoIP pour entreprises, vous n’avez pas de coûts imprévus ou supplémentaires, ce qui vous permet d’établir un budget précis.

Votre personnel est confronté à des problèmes de routage des appels.

Votre personnel ne mentionnera peut-être pas les difficultés qu’il rencontre avec le service de téléphonie existant s’il s’agit d’un système PBX ancien et peu flexible ou de l’un des systèmes VoIP « originaux ».

Pendant les périodes les plus chargées de la journée de travail, les employés peuvent s’efforcer de résoudre les problèmes (comme les appels abandonnés ou manqués, ou le tri des messages vocaux sans texte afin d’établir plus rapidement la priorité des personnes à rappeler en premier).

Mais à la longue, les problèmes de téléphone peuvent ralentir la productivité des employés. L’équipe de vente peut manquer un appel précieux d’un client potentiel. Il se peut aussi que le message d’un fournisseur, dont le délai est critique, ne parvienne pas au responsable de l’entrepôt à temps pour effectuer une expédition le jour même.

La mise à disposition d’un système téléphonique d’entreprise efficace permet aux employés de rester connectés et de faire un travail optimal. Cela permet également aux prospects et aux clients d’obtenir des réponses à leurs questions et de passer des commandes plus efficacement, ce qui a pour effet de favoriser le service client et la fidélité.

Vous devez veiller à ce que les appels au service clientèle soient impeccables.

Les employés entendent-ils les appelants dire qu’ils sont en attente trop longtemps et qu’ils raccrochent? Les appelants laissent-ils des messages vocaux sur une messagerie d’entreprise qui n’est vérifiée qu’une ou deux fois par jour, le message vocal étant ensuite transmis à la personne compétente, ce qui fait perdre une journée de travail entière en temps de réponse?

Qu’ils appellent pour la première ou la dixième fois, les clients s’attendent à obtenir rapidement satisfaction. S’ils peuvent régler une facture ou prendre un rendez-vous avec un minimum d’efforts, il est probable qu’ils feront appel à vos services et achèteront à nouveau chez vous. Un service de téléphonie VoIP d’entreprise doté d’un standardiste virtuel garantit que les appels seront acheminés vers la bonne personne (départements commercial, de service ou comptable) afin que le message soit immédiatement vu et traité par le bon membre de l’équipe.

2.
Comment choisir un service de téléphonie adapté à votre secteur et à votre entreprise.

L’un des aspects les plus difficiles de l’achat de services de téléphonie VoIP pour entreprises est de déterminer ce dont vous avez besoin pour votre type de petite entreprise et votre secteur d’activité.

Par exemple, l’équipe de photographie d’une agence de publicité peut utiliser des téléphones portables. En revanche, le réceptionniste d’un cabinet dentaire préférera peut-être un téléphone de bureau.

Lorsque vous déterminez ce dont vous avez besoin pour votre entreprise, par où commencer? Devez-vous acheter de nouveaux téléphones de bureau ou devez-vous équiper tout le monde de téléphones logiciels et de casques?

Examinons les options de téléphonie par Internet et la façon dont le matériel (comme les téléphones de bureau) peut s’intégrer dans ce tableau.

Qu’est-ce qu’un téléphone logiciel?

Le mot softphone est l’abréviation de « téléphone logiciel ». Il s’agit d’un terme générique qui englobe les applications de bureau et mobiles pour les services de téléphonie professionnels. Le logiciel du téléphone est chargé sur un appareil (votre ordinateur portable, PC ou téléphone intelligent) via une application.

Une fois installé, l’utilisateur accède au tableau de bord du téléphone pour gérer ses appels. Pour passer des appels, ils utilisent le pavé tactile d’un téléphone mobile ou une souris et un clavier sur un ordinateur.

Inversement, les appels entrants s’affichent sur l’écran de l’utilisateur, ce qui lui permet de répondre d’un simple toucher ou d’un clic.

Lorsque vous choisissez un système de téléphone logiciel plutôt que des téléphones de bureau, vous économisez de l’argent en n’achetant pas de matériel, bien que l’achat de casques soit une option utile.

De plus, bien que les téléphones de bureau modernes soient faciles à installer, c’est un équipement de moins à avoir sur votre bureau si vous exercez une activité qui vous oblige à être debout et mobile.

Vous pouvez même profiter de la flexibilité des appels illimités à partir de n’importe quel appareil avec un accès immédiat aux fonctions de téléphonie professionnelle telles que la numérotation par extension vers un ou plusieurs sites, le renvoi d’appel, la visioconférence, la messagerie SMS/le chat, l’enregistrement des appels et l’appel en attente.

Comment fonctionne une application téléphonique de bureau?

Une application de téléphonie professionnelle de bureau permet aux employés de passer des appels depuis leur PC ou leur ordinateur portable. Les utilisateurs téléchargent l’application de bureau sur leur ordinateur, se connectent et commencent à utiliser les fonctions du téléphone.

Voici quelques avantages et exemples industriels de l’utilisation d’une application téléphonique de bureau.

Faites en sorte que les appels soient acheminés au bon endroit 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Pendant les périodes de forte activité, les employés peuvent ne pas être disponibles pour prendre un appel. Toutefois, le routage des appels doit permettre d’atteindre la bonne personne sans effort.

C’est là qu’intervient un standardiste virtuel. La fonction de standardiste virtuel permet aux propriétaires et aux gestionnaires d’entreprises de configurer un menu d’options pour diriger les appelants vers le membre de l’équipe ou le service approprié. Il fournit également des informations utiles comme les heures d’ouverture et l’emplacement de l’entreprise.

Par exemple, dans le secteur de la restauration, le routage des appels entre les différents services est essentiel à la bonne marche d’une entreprise de restauration.

Si le personnel de la réception est occupé par des clients, le standardiste virtuel dirigera les appelants vers la meilleure option (par exemple, « Appuyez sur 1 pour faire une réservation, appuyez sur 2 pour l’adresse du restaurant »).

De même, le standardiste virtuel peut transmettre les appels d’urgence du personnel et les alertes des fournisseurs aux responsables et aux chefs, qu’ils soient dans le restaurant, en déplacement entre différents restaurants ou chez un fournisseur.

Passez moins de temps à gérer la messagerie vocale.

En plus d’accéder à la messagerie vocale par le biais de votre service de téléphonie professionnel, vous pouvez gérer de manière transparente les appels manqués lors de vos déplacements.

Lorsqu’un appelant laisse un message, celui-ci apparaît dans votre boîte aux lettres électronique. En quelques clics, vous pouvez écouter vos messages vocaux ou lire les transcriptions puis les marquer comme lus. Vous pouvez facilement hiérarchiser les rappels et travailler avec la plus grande efficacité, où que vous soyez.

Rendez la formation à la vente simple, productive et agréable.

Les petites entreprises peuvent enregistrer et revoir les appels de vente avec leurs équipes.

Contrairement à la méthode consistant à « écouter » les conversations de vente et à fournir un retour d’information après coup, les dirigeants peuvent s’asseoir avec les membres du personnel et passer en revue les enregistrements, en s’arrêtant si nécessaire pour fournir des informations et une formation.

Découvrez comment une entreprise technologique utilise l’enregistrement des appels pour former ses représentants commerciaux, ce qui se traduit par une augmentation de 28 % des ventes.

Réduisez vos dépenses en matériel.

L’achat de nouveaux téléphones professionnels ne signifie pas nécessairement l’achat de téléphones physiques. En fonction des besoins téléphoniques individuels des employés, il peut être judicieux d’éliminer les téléphones de bureau.

Avec l’application de téléphonie professionnelle de bureau, le personnel ouvre l’application et utilise les haut-parleurs et le microphone intégrés de son ordinateur, ou un casque, pour passer et prendre des appels ou participer à des réunions vidéo depuis son PC.

Et si vous voulez utiliser des téléphones de bureau?

L’avantage des téléphones par Internet est que vous pouvez probablement adapter vos postes de bureau VoIP existants au nouveau système.

Vous pouvez également acheter un nouveau téléphone de bureau ou opter pour une configuration hybride de téléphone logiciel et de téléphone de bureau.

Qu’est-ce qu’une application de téléphonie mobile professionnelle?

Les applications mobiles de téléphonie professionnel permettent aux employés d’utiliser leur service de téléphonie professionnelle sur leurs téléphones intelligents pour passer et recevoir des appels professionnels, écouter les messages vocaux, envoyer des SMS à leurs collègues et participer à des conférences téléphoniques.

Les utilisateurs téléchargent l’application du fournisseur de services depuis les magasins d’applications Apple ou Google Play. Pour passer un appel, ils ouvrent l’application, se connectent et cliquent sur le contact qu’ils souhaitent appeler. Comme pour l’application de bureau, un appel entrant s’affiche sur le téléphone intelligent de l’utilisateur.

Jetez un coup d’œil à quelques-uns des avantages des applications mobiles et à la manière dont les industries utilisent ces fonctionnalités.

Restez connecté en déplacement.

Avec une application de téléphonie mobile d’entreprise, les employés peuvent continuer à travailler où qu’ils soient.

Pour les entreprises de services professionnels, telles que les cabinets d’architectes, les cabinets juridiques et les cabinets de conseil aux entreprises, les membres du personnel peuvent passer et recevoir des appels sur leurs appareils mobiles lorsqu’ils se déplacent entre les rendez-vous des clients.

Rendez les numéros de téléphone mobile des utilisateurs privés.

Que les membres de l’équipe travaillent à domicile ou sur le terrain, ils peuvent passer des appels depuis leur smartphone, tout en gardant leur numéro de téléphone privé.

En outre, les appels aux clients apparaissent comme les numéros de téléphone commerciaux des utilisateurs, ce qui donne une impression plus professionnelle.

Passez du téléphone de bureau à l’appareil mobile en toute transparence.

Une application de téléphonie mobile d’entreprise permet aux employés qui se déplacent entre plusieurs services et lieux au cours de la journée de passer rapidement du téléphone de bureau à l’appareil mobile.

Dans les commerces de détail, par exemple, les membres de l’équipe sont souvent en déplacement. Un responsable peut se trouver au bureau pendant quelques minutes, puis dans la salle d’exposition ou à l’extérieur dans une zone de service. Ils peuvent commencer un appel sur un téléphone de bureau, puis passer à un téléphone mobile en se rendant dans la zone de service, sans interrompre l’appel.

Regardez comment un magasin de détail traite toute une gamme d’appels dans ses locaux et entre les appareils (y compris l’utilisation d’appareils mobiles pour envoyer des fax et gérer la messagerie vocale).

3. Faites du processus d’achat d’un téléphone un jeu d’enfant.

Avec un tel choix de fournisseurs de services de téléphonie pour petites entreprises, il est difficile de savoir par où commencer. Passer en revue les fournisseurs, les plans et les fonctionnalités peut vous faire perdre un temps précieux.

Voici trois étapes simples pour apporter un peu de clarté dans la recherche, la mise en place et le lancement.

1. Commencez par un simple audit téléphonique interne.

Un peu de planification en amont peut vous aider à comprendre ce qui ne fonctionne pas bien avec vos téléphones existants et les fonctionnalités dont vous avez besoin aujourd’hui et à l’avenir.

Parlez à votre personnel dans chaque département. Demandez-leur quelles sont les limites des téléphones existants et quelles sont les fonctionnalités dont ils ont besoin pour travailler depuis leur domicile ou tout autre endroit où ils doivent rester connectés. Déterminez les besoins de croissance futurs en termes de nouveaux employés que vous pourriez embaucher dans les mois ou l’année à venir, et où se trouveront les différents membres de l’équipe…

Si vous vous lancez dans le processus d’achat sans avoir une vue d’ensemble, le flot d’informations risque de vous laisser peu de temps pour régler les détails de vos besoins actuels et futurs en matière de service de téléphonie d’entreprise adaptable, flexible et évolutif.

2. Précisez les détails.

Vous avez fait le point sur vos utilisateurs de téléphone existants et vous avez une bonne idée de ce dont vous avez besoin et de ce que vous voulez en matière de services de téléphonie d’entreprise. Il est maintenant temps de rassembler les derniers détails de la planification.

La plupart des fournisseurs proposent des plans à plusieurs niveaux pour s’adapter à la taille de l’entreprise et à ses besoins en matière d’appels. Les visuels côte à côte permettent de comprendre facilement ce dont vous pourriez avoir besoin.

Pour éviter les surprises, renseignez-vous sur les frais éventuels (tels que les frais d’activation uniques et les coûts par ligne).

En outre, il faut bien comprendre le coût de la facturation mensuelle et ce que le service comprend. (La facturation des services téléphoniques en nuage doit être simple, facile à comprendre et à gérer. Vous pouvez trouver un fournisseur proposant une tarification tout compris, afin qu’il n’y ait pas de frais surprenants dans votre facture à la fin de chaque cycle de facturation).

La plupart des petites entreprises font état de réductions significatives de leurs factures de téléphone lorsqu’elles passent d’un opérateur téléphonique traditionnel à des services de téléphonie en ligne.

3. Lancement!

L’époque des installations téléphoniques compliquées est révolue. L’époque où il fallait feuilleter un épais manuel, faire appel à un professionnel de l’informatique pour mettre à jour le système ou attendre pendant des semaines que la compagnie de téléphone vienne faire un tour chez vous.

La configuration de votre nouveau téléphone se fait en quelques étapes simples.

Choisissez votre numéro de téléphone professionnel (si nécessaire) depuis votre ordinateur ou votre smartphone. Vous aurez le choix entre des numéros de téléphone locaux, répétitifs, gratuits et personnalisés.

Ouvrez l’application sur votre appareil ou branchez votre téléphone VoIP sur votre routeur (si vous utilisez un téléphone de bureau).

Configurez vos préférences sur la page du portail : indiquez vos extensions et gérez tous vos numéros de téléphone, lignes de conférence et télécopies.

Commencez à passer des appels.

4.
Alimentez la croissance de votre entreprise avec le bon service de téléphonie professionnelle.

Les téléphones sont un outil de communication pour la croissance de chaque entreprise, un portail qui relie les clients à vos produits et services.

Chaque appel entrant et sortant fait la différence, qu’il s’agisse de traiter une vente ou de résoudre le problème d’un client.

Que vos équipes à distance utilisent des applications de bureau pour communiquer avec les clients ou que votre responsable prenne un appel sur son téléphone portable sur la route, vos téléphones professionnels deviennent rapidement un outil indispensable, toujours disponible, qui vous permet de rester constamment connecté et réactif.

Donnez l’impression d’être une grande entreprise à chaque appel.

Des fonctions telles que le standardiste virtuel et la mise en garde par indicatif des appels montrent aux appelants que votre entreprise est professionnelle et organisée.

Peu importe que votre entreprise compte deux ou deux cents employés. Vos nouveaux téléphones donneront aux clients le professionnalisme d’une grande entreprise lorsqu’ils appelleront.

Créez des expériences d’appel cohérentes que les clients apprécient.

Les clients s’attendent à une expérience positive lorsqu’ils appellent votre entreprise. S’ils peuvent joindre rapidement la bonne personne et obtenir les informations dont ils ont besoin, leur confiance augmente.

En outre, si un client peut appeler et résoudre un problème sans effort, sa fidélité augmente.

En outre, les vendeurs, partenaires et fournisseurs peuvent atteindre efficacement les personnes dont ils ont besoin et la productivité augmente également.

Il ne fait aucun doute qu’en adaptant votre système téléphonique à chaque service et utilisateur de votre entreprise, vous serez en mesure d’attirer et de satisfaire les clients et de développer votre activité.

5.
Vous êtes prêt!

Comme pour toute décision d’achat, mieux vous serez préparé dès le départ, plus le processus d’achat d’un téléphone professionnel sera facile.

Utilisez les informations ci-dessus pour choisir le téléphone idéal pour votre entreprise, sans confusion. En un rien de temps, votre nouveau système téléphonique d’entreprise sera opérationnel.

Enfin, faites confiance à la parole de milliers d’utilisateurs. Des sources comme PC Mag interrogent ses lecteurs pour connaître leurs impressions sur les meilleurs services de VoIP. Choisissez les meilleurs services de téléphonie d’entreprise grâce aux utilisateurs qui ont une expérience positive en plus des économies réalisées. Vous ne pouvez pas vous tromper.